Attivazione Modulo - Archiviazione documentale

Descrizione

DESCRIZIONE

Archiviazione documentale aiuta a archiviare e gestire tutta la documentazione della propria azienda. Il sistema prevede l'apertura di una cartella virtuale nella quale si possono catalogare uno o piu' file in qualsiasi formato. Grazie alla creazione di gruppi e sottogruppi personalizzabili la ricerca dei documenti archiviati diventa estremamente semplice e veloce.
Tutte le schede posseggono una serie di campi che permettono di associare, se necessario, una o piu' anagrafiche clienti/fornitori/agenti/contatti o articoli. Questo risulta molto utile per rintracciare il documento archiviato partendo dall'anagrafica clienti/fornitori/agenti/contatti o da quella articoli.
Il modulo di archiviazione documentale può essere utilizzato anche in assenza dei restanti moduli (senza la gestione del magazzino, ecc.).

Il modulo permette inoltre alle imprese di gestire il proprio flusso di documenti con la gestione dei rapporti di non conformita' ed delle azioni correttive per aziende certificate  ISO 9000.

A chi è destinato:
Alle aziende di piccola o media dimensione che necessitano di archiviare in formato elettronico documenti e file. A tutte le realta' che stanno certificandosi o sono certificate per la qualita'. Agli utenti privati che cercano uno strumento professionale per archiviare file e documenti in generale.

FUNZIONALITA' PACCHETTO

Archiviazione documenti

• Gestione di un'illimitato numero di schede e file
• Catalogazione partendo da un'unica cartella documenti (particolarmente utile per effettuare backup)
• Importazione di file in qualsiasi formato (word, excel, zip, immagini, eseguibili, ecc.)
• Integrazione con Adobe Acrobat per l'acquisizione diretta di documenti da scanner (in formato PDF)
• Documenti associabili ad un numero illimitato di anagrafiche clienti/fornitori/agenti/contatti
• Documenti associabili ad un numero illimitato di anagrafiche articoli
• Documenti associabili ai rapporti di non conformità/azioni correttive (gestione della qualità)
• Gestione dei parametri di protocollo (numero, data, apertura, chiusura, stato, ecc.)
• Semplice e funzionale maschera di ricerca dei documenti
• Possibilita' di utilizzo stand-alone (senza dover attivare altri moduli)
• Perfetta integrazione in rete con più terminali e più operatori
• Possibilita' di assegnare privilegi agli utenti sui documenti archiviati (per la modifica, creazione, stampa, ecc.)

Gestione dei rapporti di non conformita' (RNC)

• Possibilita' di collegare una o piu' azioni correttive ad ogni RNC
• Stampa RNC completamente personalizzabile tramite il report editor interno
• Tabelle stati, tipologia, causale, valutazione completamente personalizzabili
• Integrazione dei RNC con il sistema di messaggistica interno di Ready per consentire la distribuzione delle informazioni all'interno dell'azienda
• Possibilita' di collegare RNC al modulo di archiviazione documentale (in modo da archiviare files Word, Excel, PDF, ecc. che saranno immediatamente disponibili in seguito partendo dal RNC)

Gestione azioni correttive (AC)

• Possibilita' di collegare AC ad uno o piu' documenti di magazzino (DDT, fatture, carichi di magazzino, ecc.)
• Stampa AC completamente personalizzabile tramite il report editor interno
• Tabelle stati e tipologia completamente personalizzabili
• Possibilita' di collegare AC al modulo di archiviazione documentale (in modo da archiviare files Word, Excel, PDF, ecc. che saranno immediatamente disponibili in seguito partendo dal RNC)
   

Gestione valutazione fornitori

• Possibilita' di personalizzare una tabella con i livelli di valutazione ed i relativi punteggi minimi, massimi e giorni di validita'
• Possibilita' di inserire il punteggio direttamente nell'anagrafica dei fornitori con calcolo automatico della valutazione e della data di scadenza della valutazione

Sistema di messaggistica interno

• Consente l'invio di documenti e comunicazioni al personale interno in modo semplice e rapido
• Tutti i messaggi rimangono memorizzati nel database con la possibilita' di impedirne la cancellazione
• Memorizzazione data e ora di invio da parte del mittente e data e ora di ricezione da parte del destinatario
   

Gestione del manuale della qualita'

• Gestione degli accessi ai documenti per mansione (ad ogni operatore e' possibile associare una o piu' mansioni)
• Integrazione con la procedura di messaggistica, in modo da consentire la distribuzione dei documenti in modo semplice e rapido (per dipendente o per mansione in base alle mansioni collegate ad ogni documento). Il sistema di memorizzazione della data/ora di ricezione e' utilizzabile come conferma di consenga del documento

FUNZIONALITÀ BASE

Le funzionalita' standard di Ready Pro sono le seguenti:

• Multimagazzino: gestisce fino ad un massimo di 200 magazzini per azienda. Gestione anche di magazzini “virtuali” che non influiscono sulla reale disponibilità del prodotto (es. quantità presenti nei magazzini dei fornitori)
• Multilistino: gestisce fino a 10000 listini
• Multilingua: tutte le descrizioni principali sono inseribili in piu' lingue (il numero di lingue e' illimitato e personalizzabile dall'utente tramite apposita tabella)
• Multiutente: e' possibile creare un numero illimitato di operatori con autorizzazioni e menu personalizzabili. Per ogni utente e' possibile scegliere in dettaglio a quali procedure e' abilitato e quali operazioni puo' effettuare (creare, visualizzare, modificare, stampare, cancellare, esportare)
• Multiazienda: se necessario gestisce piu' aziende con anagrafica articoli, clienti e fornitori in comune ma con generazione dei documenti fiscali separati per ogni azienda.
• Multiarchivio: una singola installazione di Ready Pro consente di creare anche archivi distinti per gestire aziende completamente diverse, ognuno con dati, moduli di stampa ed impostazioni diverse.
• Completa gestione delle anagrafiche clienti/fornitori/contatti
• Possibilita' di inserire illimitati numeri di telefono, fax, cellulare, email per ogni anagrafica
• Gestione di tutte le informazioni amministrative (banca, pagamento, fido, ecc.) e logistiche (tipo di trasporto, vettore, ecc.)
• Disponibili numerosi campi per aziende (n.dipendenti, tipo di attivita', ecc.) e persone fisiche (sesso, data di nascita, ecc.)
• Messaggistica interna
• Gestione messaggistica interaziendale che consente l'invio di messaggi ed allegati tra gli utenti di Ready Pro senza la necessita' di disporre di indirizzi di posta elettronica o mail server esterni
• Perfetta integrazione con il gestionale per l'invio di link anagrafiche o documenti tra utenti aziendali
• Possibilità di rendere non cancellabile tutto lo scambio interno di messaggi (utile per chi gestisce la qualità e necessità di mantenere traccia di tutti gli scambi di messaggi)
• Griglie di ricerca completamente personalizzabili dall'utente con la possibilita' di selezionare i campi da visualizzare su ogni maschera (lista articoli, corpo dei documenti fiscali, lista clienti, ecc.)
• Stampe completamente personalizzabili tramite report editor integrato
• Possibilita' di generare stampe in PDF con invio diretto via e-mail
• Supporto on-line gratuito per 12 mesi tramite il forum http://support.codice.it
• Aggiornamenti gratuiti per 12 mesi dall'acquisto scaricabili direttamente dal sito internethttp://www.readypro.it